Et digitalt mindearkiv: filer, adgang og sikkerhedskopier

En mindeside og et familiearkiv har forskellige opgaver. Siden viser udvalgt materiale; arkivet bevarer filer og deres sammenhæng. Når fotografier kun findes på én konto, afhænger familien af adgang til kontoen og tjenestens fortsatte drift. Opret en organiseret filsamling, før en offentlig præsentation bygges.

Indsaml originalfiler, når de findes

Bed pårørende om deres foto- eller optagelsesfiler frem for kun et skærmbillede eller en videresendt forhåndsvisning. Et skærmbillede kan være en nyttig reference, men erstatter ikke en tilgængelig original. Hvis ingen bedre version findes, bevares materialet med angivelse af kilde uden at fremstille det som noget andet.

Adskil indsamlede originaler fra kopier valgt til offentliggørelse. Rediger ikke originalen hver gang sidens design ændres. Et reduceret eller beskåret billede kan passe til skærmen, mens den tidligere version stadig er nyttig til et trykt album eller en anden præsentation. Begge versioner gør det unødvendigt at finde kilden igen.

Bevar sammenhængen sammen med billedet

Library of Congress anbefaler organiserede filer og beskrivende navne i sin vejledning om personlige digitale dokumenter. En familiesamling har også gavn af et enkelt dokument med personer, steder, datoer og bidragydere. Markér ukendte oplysninger som ukendte frem for at fremstille en gættet dato som fastslået.

Vælg én navngivningsregel, eksempelvis kendt dato, kort stednavn og løbenummer. Længere historier placeres i et separat tekstdokument frem for filnavnet. Ensartede mapper og beskrivelser hjælper andre pårørende med at forstå samlingen uden en forklaring af hver fil.

Aftal adgang før offentliggørelse

Afgør, hvilket materiale der bliver i familien, og hvilke filer der må vises offentligt. Drøft ønsker med bidragydere og fotograferede personer før opslag. At ligge i en fælles mappe betyder ikke automatisk, at alle genstande er egnede til en offentlig mindehjemmeside eller social konto.

Et delt link er et adgangsvalg, ikke en automatisk garanti for privatliv. Aftal modtagere, og hvem der kan tilføje eller fjerne indhold. Læs delingsindstillingerne i onlinetjenesten. Skriv ikke adgangskoder i offentlige beskrivelser eller sidetekst, selv hvis det først virker bekvemt for andre pårørende.

Test kopier ved at åbne filerne

Biblioteket anbefaler kopier forskellige steder og regelmæssig kontrol. En besked om færdig kopiering beviser ikke, at indholdet kan læses. Åbn fotografier, afspil en optagelse, og kontrollér beskrivelsesdokumentet. En anden mappe på samme enhed beskytter ikke mod tab af enheden.

Registrer kopiernes placering og sidste kontrol. En kort liste, som det ansvarlige familiemedlem forstår, er mere nyttig end et omfattende system, ingen vedligeholder. Ved skift af lagring verificeres den nye kopi, før den gamle slettes, så mangler ikke opdages efter originalens bortkomst.

Gør arkivet overdrageligt

Aftal, hvem der vedligeholder samlingen, og hvordan en anden pårørende kan modtage den. Hold oplysninger om onlinetjeneste og eksportmuligheder adskilt fra den offentlige side. En hjemmeside kan ændres eller lukke; overdragelse af arkivet bør ikke alene afhænge af, at nogen husker administratorens kontonavn.

Begynd med et overskueligt udvalg og klar mappestruktur. Vejledningen om fotoarkiver dækker organisering af fysiske og digitale billeder. Når samlingen er sikret, kan en offentlig præsentation, et QR-link eller ekstra funktioner overvejes. Bevar materialet i en form, der kan bruges uden netop den hjemmeside.