Digitaalinen muistoarkisto: tiedostot, käyttöoikeudet ja varmuuskopiot

Muistosivulla ja perheen arkistolla on eri tehtävät. Sivu esittelee valittua aineistoa; arkisto säilyttää tiedostot ja niiden taustatiedot. Jos kuvat ovat vain yhdellä tilillä, perhe riippuu tilin käyttöoikeudesta ja palvelun toiminnan jatkumisesta. Kokoa järjestetty tiedostokokoelma ennen julkisen esityksen rakentamista.

Kerää alkuperäiset tiedostot, jos niitä on saatavilla

Pyydä omaisilta heidän hallussaan olevat valokuva- ja tallennetiedostot pelkän kuvakaappauksen tai edelleen lähetetyn esikatselun sijaan. Kuvakaappaus voi olla hyödyllinen viite, mutta ei korvaa saatavilla olevaa alkuperäistä. Jos parempaa versiota ei ole, säilytä saamasi aineisto ja kirjaa sen lähde esittämättä sitä muuna kuin se on.

Erota kerätyt alkuperäiset julkaistaviksi valituista kopioista. Älä muokkaa alkuperäistä aina sivun ulkoasun muuttuessa. Pienennetty tai rajattu kuva voi sopia näytölle, kun taas aiempi versio on hyödyllinen painettuun albumiin tai muuhun esitykseen. Molempien säilyttäminen säästää lähteen etsimiseltä uudelleen.

Säilytä taustatiedot kuvan yhteydessä

Yhdysvaltain kongressin kirjaston henkilökohtaisten digitaalisten asiakirjojen ohje suosittelee järjestettyjä tiedostoja ja kuvaavia nimiä. Perheen kokoelmassa on hyödyllinen myös yksinkertainen kuvausasiakirja, johon kirjataan ihmiset, paikat, päivämäärät ja aineiston toimittajat. Merkitse tuntemattomat tiedot tuntemattomiksi sen sijaan, että esittäisit arvattua päivämäärää varmana.

Valitse yksi nimeämistapa, kuten tunnettu päivämäärä, lyhyt paikannimi ja järjestysnumero. Kirjoita pidemmät tarinat erilliseen tekstiasiakirjaan sen sijaan, että yrittäisit mahduttaa ne tiedostonimeen. Yhtenäiset kansiot ja kuvaukset auttavat toista omaista ymmärtämään kokoelman ilman, että järjestäjän on selitettävä jokainen tiedosto erikseen.

Sovi käyttöoikeuksista ennen julkaisemista

Päätä, mikä aineisto pysyy perheen sisällä ja mitä tiedostoja saa näyttää julkisesti. Keskustele aineiston toimittajien ja kuvissa esiintyvien toiveista ennen julkaisua. Jaettuun kansioon kuuluminen ei saa automaattisesti tarkoittaa jokaisen kohteen soveltumista julkiselle muistosivustolle tai sosiaalisen median tilille.

Jaettu linkki on käyttöoikeusvalinta, ei automaattinen yksityisyystakuu. Sovi, kuka saa linkin ja kuka voi lisätä tai poistaa sisältöä. Verkkopalvelua käyttäessäsi tarkista jakamisasetukset. Älä lisää salasanoja julkisiin kuvauksiin tai sivutekstiin, vaikka se aluksi tuntuisi kätevältä muille omaisille.

Testaa kopiot avaamalla tiedostot

Kirjasto suosittelee säilyttämään kopioita eri paikoissa ja tarkistamaan ne säännöllisesti. Ilmoitus kopioinnin valmistumisesta ei osoita sisällön olevan luettavissa. Avaa kuvia, toista tallenne ja tarkista kuvausasiakirja. Toinen kansio samalla laitteella ei suojaa laitteen menettämiseltä.

Kirjaa kopioiden säilytyspaikat ja viimeisin tarkistusajankohta. Vastuullisen perheenjäsenen ymmärtämä lyhyt luettelo on hyödyllisempi kuin monimutkainen järjestelmä, jota kukaan ei ylläpidä. Kun vaihdat tallennuspaikkaa, varmista uusi kopio ennen vanhan poistamista, jotta puuttuva aineisto ei paljastu vasta alkuperäisen kadottua.

Tee arkistosta siirrettävä

Sovi, kuka ylläpitää kokoelmaa ja miten toinen omainen voi saada sen. Säilytä tiedot verkkopalvelusta ja sen vientivaihtoehdoista erillään julkisesta sivusta. Sivusto voi muuttua tai sulkeutua; arkiston siirtäminen ei saa riippua kokonaan siitä, muistaako joku ylläpitäjän tilin nimen.

Aloita hallittavasta valikoimasta ja selkeästä kansiorakenteesta. Valokuva-arkiston opas käsittelee fyysisten ja digitaalisten kuvien järjestämistä. Kun perustana oleva kokoelma on turvattu, harkitse julkista esitystä, QR-linkkiä tai lisäominaisuuksia. Säilytä aineisto muodossa, joka on käytettävissä ilman juuri kyseistä sivustoa.