Organiser brev og lydopptak i et familiearkiv

Et personlig arkiv omfatter mer enn fotografier. Brev, håndskrevne notater og lydopptak kan gi sammenheng som bilder ikke inneholder. Gjør samlingen brukbar ved å bevare originaler, lage arbeidskopier og registrere hva hver gjenstand er. Begynn med en liten gruppe dokumenter du forstår, fremfor å forsøke å katalogisere alle filer og esker samtidig.

Skill originaler fra arbeidskopier

Fotografer eller skann begge sider av et brev når det finnes ekstra notater. Konvolutten kan ha en nyttig dato eller avsenderopplysning. En digital fil erstatter ikke den fysiske originalen, så kopiering er ingen grunn til straks å kaste papiret. Kontroller at all viktig tekst er lesbar før den digitale versjonen regnes som fullstendig.

Bevar den originale lydfilen separat fra en forkortet eller volumjustert kopi. Redigering kan fjerne pauser eller bakgrunnslyder som senere gir sammenheng. Merk lytteversjonen og den uendrede kilden tydelig. Målet er å gjøre materialet praktisk å bruke uten å miste grunnlaget de praktiske versjonene ble laget fra.

Noter nok sammenheng til å forstå materialet

Legg til dato eller omtrentlig periode, deltakere og en kort forklaring. Hvis datoen er ukjent, si det fremfor å tilordne en presis dato uten grunnlag. Noen ord om omstendighetene hjelper andre med å forstå hvorfor noe ble bevart. En detaljert katalogoppføring er unødvendig for hvert dokument hvis en kort merknad gir den vesentlige informasjonen.

Bruk ensartede filnavn, som år, dokumenttype og kort beskrivelse. Der flere versjoner finnes, bør forskjellene være synlige i navnene. En mappe med filer kalt ny eller endelig blir vanskelig å forstå over tid. Enkel, beskrivende navngivning er nyttig også uten spesialisert arkivprogramvare.

Avtal personvern og tilgang

Et brev kan inneholde opplysninger om slektninger eller bekjente, ikke bare forfatteren. Bevaring gjør ikke automatisk hele teksten egnet for publisering. Bestem hvem som kan se originalene, og hvilke kopier som kan deles bredere. Materiale for offentlig bruk trenger et eget gjennomtenkt utvalg, fremfor å frigis sammen med hele det private arkivet.

Lag en utvalgt delingsmappe for slektninger. Dette unngår å åpne tilgang til uvedkommende private eller uferdige dokumenter. En tjenestelenke bør ikke være forvalterens eneste kopi av viktig materiale. Hvis en konto endres eller en tjeneste blir utilgjengelig, bør den arkivansvarlige fortsatt ha tilgjengelige filer et annet sted.

Test kopiene, ikke bare at de finnes

Bevar viktig materiale på mer enn ett lagringssted. En annen mappe på samme datamaskin beskytter ikke mot diskfeil på maskinen. Bruk et separat sted og åpne regelmessig et utvalg filer for å kontrollere tilgang. En lydfil må kunne spilles av, ikke bare vises i en filliste med et kjent navn.

En kort arkivmerknad kan forklare mappestruktur, ansvarlig person og steder for sikkerhetskopier. Ikke legg passord i et dokument som deles bredt. Avtal en separat, sikker metode for tilgangsopplysninger. Oppdater merknaden når samlingen endres, slik at den beskriver dagens filer fremfor et oppsett som ikke lenger finnes.

Bruk fotoarkivveiledningen for bilder. Fysiske originaler og små gjenstander kan organiseres etter minneboksplanen når egnede oppbevaringsforhold er sikret.