Skipulag bréfa og raddaupptaka í fjölskyldusafni

Persónulegt safn nær yfir meira en ljósmyndir. Bréf, handskrifaðar athugasemdir og raddaupptökur geta veitt samhengi sem myndir innihalda ekki. Gerið safnið nothæft með því að geyma frumrit, búa til vinnuafrit og skrá hvað hver hlutur er. Byrjið á litlum hópi skjala sem þið skiljið fremur en að reyna að skrá hverja skrá og kassa í einu.

Aðgreinið frumrit frá vinnuafritum

Ljósmyndið eða skannið báðar hliðar bréfs þegar viðbótarathugasemdir eru til staðar. Umslagið getur borið gagnlega dagsetningu eða upplýsingar um sendanda. Stafræn skrá kemur ekki í stað áþreifanlegs frumrits og því er afritun ekki ástæða til að farga pappír strax. Athugið að allur mikilvægur texti sé læsilegur áður en stafræna útgáfan er talin fullbúin.

Geymið upprunalegu hljóðskrána sérstaklega frá styttu afriti eða afriti með breyttum hljóðstyrk. Breyting getur fjarlægt þagnir eða bakgrunnshljóð sem síðar veita samhengi. Merkið hlustunarútgáfu og óbreytt frumrit skýrt. Markmiðið er að gera efnið þægilegt í notkun án þess að tapa gögnunum sem þægilegu útgáfurnar voru gerðar úr.

Skráið nægt samhengi til að skilja hlutinn

Bætið við dagsetningu eða áætluðu tímabili, þátttakendum og stuttri skýringu. Ef dagsetning er óþekkt skal taka það fram fremur en að úthluta nákvæmri dagsetningu án grundvallar. Nokkur orð um aðstæður hjálpa öðrum að skilja hvers vegna hlutur var varðveittur. Ítarleg safnfærsla er óþörf fyrir hvert skjal ef stutt athugasemd veitir nauðsynlegar upplýsingar.

Notið samræmd skráarheiti, svo sem ár, skjalategund og stutta lýsingu. Þegar fleiri útgáfur eru til ætti munur þeirra að sjást í heitunum. Mappa með skrám sem heita nýtt eða endanlegt verður erfið í skilningi með tímanum. Einföld lýsandi heiti eru gagnleg þótt enginn sérhæfður safnhugbúnaður sé notaður.

Ákveðið friðhelgi og aðgang

Bréf getur innihaldið upplýsingar um ættingja eða kunningja auk höfundar. Varðveisla þess gerir ekki allan textann sjálfkrafa hæfan til birtingar. Ákveðið hver má skoða frumrit og hvaða afrit megi deila víðar. Efni ætlað til opinberrar notkunar þarf sérstakt yfirvegað val fremur en að vera birt með öllu einkasafninu.

Undirbúið valda deilingarmöppu fyrir ættingja. Þannig er aðgangur ekki opnaður að ótengdum einkaskjölum eða ófullbúnum skjölum. Þjónustutengill ætti ekki að vera eina afrit umsjónaraðilans af mikilvægu efni. Ef reikningur breytist eða þjónusta verður óaðgengileg ætti sá sem ber ábyrgð á safninu enn að hafa aðgengilegar skrár annars staðar.

Prófið afritin, ekki aðeins tilvist þeirra

Geymið mikilvægt efni á fleiri en einum geymslustað. Önnur mappa á sömu tölvu verndar ekki gegn bilun drifs hennar. Notið annan stað og opnið reglulega úrval skráa til að athuga aðgang. Hljóðskrá verður að spilast, ekki aðeins birtast í skráalista með kunnuglegu heiti.

Stutt safnathugasemd getur útskýrt möppuskipan, ábyrgðaraðila og afritunarstaði. Setjið ekki lykilorð í skjal sem deilt er víða. Ákveðið sérstaka örugga aðferð fyrir aðgangsupplýsingar. Uppfærið athugasemdina þegar safnið breytist svo hún lýsi núverandi skrám fremur en fyrirkomulagi sem er ekki lengur til.

Notið leiðbeiningar um ljósmyndasafn fyrir myndir. Skipuleggja má áþreifanleg frumrit og litla muni með áætlun um minningakassa þegar viðeigandi geymsluskilyrði eru tryggð.