Kirjeiden ja äänitallenteiden järjestäminen perheen arkistoon

Henkilökohtainen arkisto sisältää muutakin kuin valokuvia. Kirjeet, käsinkirjoitetut muistiinpanot ja äänitallenteet voivat antaa taustaa, jota kuvat eivät sisällä. Tee kokoelmasta käytettävä säilyttämällä alkuperäiset, tekemällä käyttökopioita ja kirjaamalla kunkin kohteen tiedot. Aloita pienestä asiakirjaryhmästä, jonka tunnet, sen sijaan että yrittäisit luetteloida jokaisen tiedoston ja laatikon kerralla.

Erota alkuperäiset käyttökopioista

Kuvaa tai skannaa kirjeen molemmat puolet, jos niissä on lisämerkintöjä. Kuoressa voi olla hyödyllinen päivämäärä tai lähettäjätieto. Digitaalinen tiedosto ei korvaa fyysistä alkuperäistä, joten kopiointi ei ole peruste hävittää paperia heti. Tarkista kaiken tärkeän tekstin luettavuus ennen digitaalisen version katsomista valmiiksi.

Säilytä alkuperäinen äänitiedosto erillään lyhennetystä tai äänenvoimakkuudeltaan säädetystä kopiosta. Muokkaus voi poistaa taukoja tai taustaääniä, jotka myöhemmin antavat taustatietoa. Merkitse kuunteluversio ja muokkaamaton lähde selvästi. Tavoitteena on tehdä aineistosta kätevästi käytettävää menettämättä lähdettä, josta käyttöversiot tehtiin.

Kirjaa riittävä tausta kohteen ymmärtämiseen

Lisää päivämäärä tai likimääräinen ajanjakso, osallistujat ja lyhyt selitys. Jos päivämäärää ei tiedetä, ilmoita se sen sijaan, että antaisit tarkan mutta perusteettoman päivän. Muutama sana olosuhteista auttaa toista ymmärtämään säilyttämisen syyn. Jokaiselle asiakirjalle ei tarvita yksityiskohtaista luettelotietoa, jos lyhyt huomautus sisältää olennaisen.

Käytä yhtenäisiä tiedostonimiä, kuten vuotta, asiakirjatyyppiä ja lyhyttä kuvausta. Jos versioita on useita, niiden erojen tulee näkyä nimissä. Kansio, jossa tiedostot on nimetty uudeksi tai lopulliseksi, muuttuu ajan myötä vaikeasti ymmärrettäväksi. Yksinkertainen kuvaava nimeäminen on hyödyllistä ilman erityistä arkisto-ohjelmaakin.

Sovi yksityisyydestä ja käyttöoikeuksista

Kirje voi sisältää tietoja omaisista tai tuttavista kirjoittajan lisäksi. Säilyttäminen ei tee koko tekstistä automaattisesti julkaisukelpoista. Päätä, kuka saa tarkastella alkuperäisiä ja mitä kopioita voidaan jakaa laajemmin. Julkiseen käyttöön tarkoitettu aineisto tarvitsee erillisen harkitun valinnan eikä sitä pidä vapauttaa koko yksityisarkiston mukana.

Valmistele omaisille erillinen jakamiskansio. Näin käyttöoikeus ei avaudu asiaan liittymättömiin yksityisiin tai keskeneräisiin asiakirjoihin. Palvelulinkki ei saa olla säilyttäjän ainoa kopio tärkeästä aineistosta. Jos tili muuttuu tai palvelu ei ole käytettävissä, arkistosta vastaavalla tulee silti olla saavutettavat tiedostot muualla.

Testaa kopioiden toimivuus, älä vain olemassaoloa

Säilytä tärkeä aineisto useammassa kuin yhdessä tallennuspaikassa. Toinen kansio samalla tietokoneella ei suojaa koneen aseman rikkoutumiselta. Käytä erillistä paikkaa ja avaa säännöllisesti valikoima tiedostoja käytettävyyden tarkistamiseksi. Äänitiedoston on toistuttava, ei vain näyttävä hakemistoluettelossa tutulla nimellä.

Lyhyt arkistomuistio voi selittää kansiorakenteen, vastuuhenkilön ja varmuuskopioiden paikat. Älä sijoita salasanoja laajasti jaettavaan asiakirjaan. Sovi erillisestä turvallisesta tavasta välittää käyttöoikeustiedot. Päivitä muistio kokoelman muuttuessa niin, että se kuvaa nykyisiä tiedostoja eikä vanhaa järjestelyä.

Käytä kuvien järjestämiseen valokuva-arkiston opasta. Fyysisiä alkuperäisiä ja pieniä esineitä voi järjestää muistolaatikkosuunnitelman avulla, kun sopivat säilytysolosuhteet on varmistettu.