Stafrænt minningasafn: skrár, aðgangur og afrit

Minningarsíða og fjölskyldusafn hafa ólík hlutverk. Síðan sýnir valið efni; safnið varðveitir skrárnar og samhengi þeirra. Þegar ljósmyndir eru aðeins á einum reikningi er fjölskyldan háð aðgangi að honum og áframhaldandi rekstri þjónustunnar. Komið upp skipulögðu skráasafni áður en opinber framsetning er byggð.

Safnið upprunalegum skrám þegar þær eru til

Biðjið ættingja um ljósmynda- eða upptökuskrár sem þeir eiga fremur en aðeins skjáskot eða áframsent forskoðunarafrit. Skjáskot getur verið gagnleg viðmiðun en kemur ekki í stað tiltæks frumrits. Ef betri útgáfa er ekki til skal varðveita það sem til er og skrá uppruna þess án þess að kynna það sem annað en það er.

Aðgreinið söfnuð frumrit frá afritum sem valin eru til birtingar. Breytið ekki frumritinu í hvert sinn sem síðuhönnunin breytist. Minnkuð eða skorin mynd getur hentað skjá meðan fyrri útgáfa er enn gagnleg fyrir prentað albúm eða aðra framsetningu. Að geyma báðar kemur í veg fyrir að þurfa að finna upprunann aftur.

Varðveitið samhengi ásamt myndinni

Leiðbeiningar Library of Congress um persónuleg stafræn gögn mæla með skipulögðum skrám og lýsandi heitum. Einfalt lýsingarskjal með fólki, stöðum, dagsetningum og framlagsaðilum gagnast einnig fjölskyldusafni. Merkið óþekkt atriði sem óþekkt fremur en að setja ágiskaða dagsetningu fram sem staðfesta.

Veljið eina nafnareglu, svo sem þekkta dagsetningu, stutt staðarheiti og raðnúmer. Setjið lengri sögur í sérstakt textaskjal í stað þess að reyna að koma þeim í skráarheitið. Samræmdar möppur og lýsingar hjálpa öðrum ættingja að skilja safnið án þess að skipuleggjandinn þurfi að útskýra hverja skrá sérstaklega.

Ákveðið aðgang fyrir birtingu

Ákveðið hvaða efni helst innan fjölskyldu og hvaða skrár megi sýna opinberlega. Ræðið óskir þeirra sem leggja efni til og fólks á ljósmyndum fyrir birtingu. Að vera í sameiginlegri möppu ætti ekki sjálfkrafa að þýða að hvert atriði henti opinberri minningarvefsíðu eða samfélagsmiðlareikningi.

Sameiginlegur tengill er aðgangsval, ekki sjálfvirk trygging fyrir friðhelgi. Ákveðið hver fær hann og hver má bæta við eða fjarlægja efni. Lesið deilingarstillingar þegar netþjónusta er notuð. Setjið ekki lykilorð í opinberar lýsingar eða síðutexta þótt það virðist í fyrstu hentugt fyrir aðra ættingja.

Prófið afrit með því að opna skrárnar

Safnið mælir með afritum á ólíkum stöðum og reglulegri athugun þeirra. Tilkynning um lokið afrit sannar ekki að innihaldið sé læsilegt. Opnið ljósmyndir, spilið upptöku og athugið lýsingarskjalið. Önnur mappa á sama tæki verndar ekki gegn því að tækið tapist.

Skráið hvar afrit eru geymd og hvenær þau voru síðast athuguð. Stuttur listi sem ábyrgur fjölskyldumeðlimur skilur er gagnlegri en flókið kerfi sem enginn heldur við. Við breytingu geymslu skal staðfesta nýja afritið áður en því gamla er eytt í stað þess að uppgötva vantað efni eftir að frumritið er farið.

Gerið safnið framseljanlegt

Ákveðið hver heldur safninu við og hvernig annar ættingi getur fengið það. Geymið upplýsingar um netþjónustu og útflutningsvalkosti hennar sérstaklega frá opinberu síðunni. Vefsíða getur breyst eða lokað; afhending safnsins ætti ekki að ráðast alfarið af því að einhver muni reikningsheiti stjórnandans.

Byrjið á viðráðanlegu úrvali og skýrri möppuskipan. Leiðbeiningar um ljósmyndasafn fjalla um skipulag áþreifanlegra og stafrænna mynda. Þegar grunnsafnið er öruggt má íhuga opinbera framsetningu, QR-tengil eða viðbótareiginleika. Varðveitið efnið á formi sem er áfram nothæft án þeirrar tilteknu vefsíðu.